J'ai eu l'occasion de participer une nouvelle fois à un forum ouvert lors de la rencontre autour de l'entreprise libérée organisée par l'APAP et NOÏO (la dernière, c'était à l'Agile Tour Toulouse) . J'en ai fait un petit compte-rendu mais ce n'est pas l'objet de ce billet.

Comme je trouve que le forum ouvert est vraiment un format super pour tirer le meilleur parti d'un groupe de gens indépendamment de la taille du groupe, je vais ici faire un petit rappel des bases (telles qu'elles nous ont été rappellées lors de cette rencontre), qu'on peut ensuite adapter en fonction de ses propres contraintes.

Les principes du forum ouvert (ou Open Space) sont inspirés du fait que dans les conférences, la plupart des choses intéressantes sont dites en off : en discutant entre les conférences, pendant le café, devant la porte, etc. L'idée est donc de transformer la conférence en une grande pause avec des discussions libres, en petit groupe, autour d'un thème donné et avec les quatre principes suivants pour mettre tout le monde à l'aise :

  • toutes les personnes présentes sont les bonnes personnes,
  • ce qui arrive est ce qui pouvait arriver,
  • quelque soit le moment où ça commence, c'est le bon moment,
  • et quand c'est fini, c'est fini.
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Partant de ces bases, un forum ouvert se déroule en quatre phases :

  1. introduction du sujet et des principes du forum ouvert énoncés ici,
  2. proposition et éventuellement sélection des sujets,
  3. plusieurs rounds de discussions sur les sujets choisis,
  4. choix d'actions et clôture.

Une fois le sujet introduit, voici le détail du déroulement des étapes suivantes...

L'émergence des sujets

Dans cette première phase, chacun est invité à proposer un sujet qu'il va écrire en gros sur une feuille en y indiquant également son nom. Cette feuille sera affichée sur un tableau qu'on nomme la place du marché, accompagnée d'une indication de l'heure et du lieu où aura lieu cette discussion.

Pour cette indication, l'organisateur aura au préalable préparé une grille d'emploi du temps déduite :

  • du nombre de discussions en parallèle (en fonction de l'espace ou des tables disponibles ainsi que du nombre de personnes présentes - compter entre 5 et 10 personnes max par groupe),
  • de la durée et le nombre de créneaux successifs (au moins 40 minutes pour un créneau, le temps passe vite !).

À partir de ces informations on obtient une grille horaire dans laquelle les propositions pourront être placées, ainsi accompagnée d'un lieu (en général un numéro de table) et d'un créneau horaire.

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On peut apparemment tabler sur une proposition de sujet pour deux personnes en moyenne. Si plusieurs propositions sont similaires, il est possible de les recouper si les porteurs du sujet le souhaitent. Enfin s'il est nécessaire de faire une sélection, on peut demander aux participants de "s'inscrire" sur les sujets afin de voir lesquels sont les moins suivis.

Le temps des discussions

Et c'est parti pour le premier round de discussion ! Chaque porteur de sujet s'installe à sa table, y indique clairement le sujet discuté (on laisse l'affichage général en place pour les retardataires et promeneurs) et attend d'être rejoint par d'autres personnes également intéressées par ce sujet. Il a deux responsabilités :

  • introduire le sujet,
  • s'assurer qu'un compte-rendu sera écrit (mais pas forcément par lui).

Animer la discussion n'en fait pas parti.

Pendant les discussions, on peut ajouter :

  • la loi des deux pieds : chacun est libre s'il en ressent l'envie pour une raison ou pour une autre de quitter sa table pour aller s'installer sur une autre,
  • les abeilles qui butinent de tables en tables, sans jamais vraiment s'installer mais en permettant d'essaimer l'information d'une table à l'autre,
  • les papillons qui papillonnent un peu en marge du processus, mais il n'est pas rare d'en voir émerger des choses.
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Une dizaine de minutes avant la fin du créneau, l'organisateur indique qu'il est temps de s'assurer que le compte-rendu de la discussion sera fait. Enfin à la fin du temps imparti, chaque table va afficher son compte-rendu sur le grand journal.

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Je trouve qu'il est intéressant de réserver un créneau à ce moment là pour qu'une personne par table présente ce compte-rendu en quelques minutes, car il est parfois difficile de se contenter de ce qui est écrit ou dessiné.

Après on enchaîne rapidement sur le round suivant, et ainsi de suite.

La clôture

À ce moment là, tout le monde commence à être bien détendu, en confiance, et à connaître au moins une partie des participants. Afin de faire avancer la cause discutée, on va effectuer une dernier round de propositions / discussions dont l'objectif est de dégager des actions réalistes à court terme. Sur le modèle des étapes précédente, les participants sont invités à proposer une action qu'ils ont envie de tirer (ou de voir tirer) avec d'autres. Ils l'énoncent et l'affichent sur le marché aux actions.

Une fois toutes les actions proposées, les personnes intéressées par une action donnée se regroupent et structurent une action qui sera énoncée devant l'assistance une fois le temps imparti écoulé. Si possible, l'organisateur effectuera un suivi de ces actions après l'évènement.

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Il est ensuite temps de se féliciter, de se remercier, d'annoncer la suite ou toute autre chose utile avant de se quitter.

Les photos sont tirées de l'évènement sus-cité, merci aux organisateurs et en particulier ici aux facilitateurs graphiques !

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